集团有限公司归档文件整理规则

集团有限公司归档文件整理规则
第一章总则
第一条为了加强中铁一局集团有限公司（以下简称集团公司）档案管理，规范并统一归档文件整理工作，根据国家档案局颁布的《归档文件整理规则》（DAT22—2015）及《中国中铁股份有限公司归档文件整理规则》（中铁股份办〔2018〕110号），制定本规则。
第二条本规则适用于集团公司本部及所属各单位。
第三条本规则规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。其他门类档案可以参照执行。
第二章定义
第四条归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
第五条整理
将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
第六条件
归档文件的整理单位。
第七条档号
在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
第三章整理原则
第八条归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
第九条归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
第十条归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
第十一条归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
第四章一般要求
第十二条组件（件的组织）
（一）件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；

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编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
（二）档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。
上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“•”隔开。如“02-WS•2018-Y-BGS-001”。
（三）档号按照以下要求编制：
1、全宗号：上级单位给立档单位编制的代号，可用2至4位数字标识。（见附件1，该表格为本规则发布之日集团公司现有单位代号，新成立单位全宗号将按顺序增加后延）。
2、档案门类代码•年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2018”。
3、保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
4、机构（问题）代码：机构（问题）代码采用2-3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”“023”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
5、件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用3位阿拉伯数字标识，不足位数的，前面用“0”补足，如“026”。
（四）归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
（五）归档章（见附件2）应当包含的内容包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、页数。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照第十五条第三项编制，页数用阿拉伯数字标识。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识。
第十六条编目
（一）归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。
（二）归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
1、序号：填写归档文件顺序号。
2、档号：档号按照第十五条第二、三项编制。
3、文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。
4、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5、题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。
6、日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20170808。
7、密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。
8、页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
9、备注：注释文件需说明的情况。
（三）归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附件3）。
（四）归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附件4）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。
第五章纸质归档文件的整理要求
第十七条修整
（一）归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。
（二）归档文件已破损的，应按照DAT25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。
（三）归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
（四）对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
（五）计算机起草文件的底稿，应归有修改痕迹的最后一稿和盖有公章的正本。无修改痕迹的底稿可以不归，但要在备注中说明。
（六）各种会议记录应采用A4横条格用纸，首页应采用活页记录纸（附件6）
第十八条装订
（一）归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
（二）应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。
（三）用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
（四）永久保管的以及定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见附件5）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。
（五）永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。
（六）永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订，定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件可以使用不锈钢夹或封套装订。
第十九条编页
（一）纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
（二）页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
（三）文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
……

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