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国企物资集团有限公司会计档案管理办法

发布时间:2020/11/8 16:42:30 字数:7405
【提纲】(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。(四)编写页号。(五)加盖会计档案归档卷位戳。(六)编制备考表。(七)财务管理部门形成的会计资料装订后,其尺寸不能大于封面,封面不能大于档案盒。(八)会计档案一律用盒装。(九)会计档案盒的制作与填写。(三)单位档案管理部门负责组织会计档案销毁工作,并与财务管理部门共同派员监销。(二)交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。(三)电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
国企物资集团有限公司会计档案管理办法
第一章总则
第一条为规范和加强**物资集团有限公司(以下简称集团公司)会计档案管理工作,提升会计档案管理水平,更好地服务于企业生产经营与发展,根据《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)等有关标准,结合集团公司系统实际,制定本办法。
第二条本办法适用于集团公司及所属各单位会计档案管理工作。
第三条本办法所称会计档案是指企业在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映企业经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条集团公司财务部和办公室主管本系统会计档案工作,对本系统会计档案工作进行监督和指导。所属各单位财务管理部门和档案管理部门管理本单位内的会计档案工作,并对本单位内会计档案工作进行监督和指导。
第五条所属各单位应加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
第六条会计档案工作应满足企业发展需求,运用现代技术和管理方法,为企业提供高效优质服务。
第二章会计资料的归档
第七条财务管理部门应当按照归档范围和归档要求,负责定期将应归档的会计资料整理立卷,编制“会计档案保管清册”(附件1)、“会计档案保管目录”(附件2),待保管期满后与会计档案一并移交至档案部门保存。
第八条当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财务管理部门临时保管1年,再向档案管理部门移交。因工作需要确需推迟移交的,应当经档案管理部门同意。
第九条财务管理部门临时保管会计档案最长
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金属物,不能包含或产生可能损害档案的物质;要求整齐、牢固、美观,不掉页、不压字、不串页、不倒置,便于翻阅。
第十七条会计档案整理要求:(一)会计凭证的整理1.按照会计凭证的编号要求将会计凭证装订成册并加装封面,标明档案名称、单位全称、所属年月、凭证号、册数、立卷人等信息并加盖公章。2.银行对账单及银行存款余额调节表可附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后面一并装订,也可作为会计档案其他类单独装订。3.对于数量过多的原始凭证,如收费票据、材料收支小票、产品销售料单等可单独装订保管,在封面上注明所属记账凭证日期、编号、种类、保管期限,同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。4.各种涉外经济合同、协议、存出保证金收据等重要原始凭证,应单独组成保管单位永久保存,并在有关的记账凭证和单独装订的原始凭证上注明日期、编号、名称、数量、保管期限及其去向,由立卷人签字盖章。5.项目征购土地、拆迁补偿、转证契约等原始凭证,由施工或购地单位单独组卷,归入地亩档案,施工或购地单位保存复印件,并注明原件存放地点,交接收单位永久保存。购地等凭证交接时要填写移交清册和目录,办理正式移交手续,并将移交清册和目录存入双方档案部门。6.考勤表、计工表为编制工资单的依据,若考勤表、计工表在财务管理部门,则应随工资单一起保存;若在劳资部门,则不作为会计档案保存,由劳资部门出示如夜班天数、加班多少等原始凭证,与工资单装订在一起。7.工资支付单如形成数量少可与凭证装订在一起;如形成数量较多应与凭证分开组卷,按月或季度装订,装订后每册要编页号,并在封面上标明立卷部门、案卷内容、年度、月份,经手人和财务主管人员应签字盖章。8.各级资金结算中心的原始凭证,可不粘贴,直接装订。装订后2册~3册放在一个盒内,为一个保管单位,编一个案卷流水号。为便于查找每册凭证,封面标注“之一”“之二”“之三”等标志,以示区别。(二)会计账簿的整理1.会计账簿按银行存款日记账、现金日记账、总账(或流转额表)、明细账、辅助账分别整理立卷,组成保管单位。2.订本式账簿以一本为一个保管单位,活页式账簿在整理时去掉空白页,按科目顺序整理成册。对账目较多的科目,应按科目分开装订组卷。装订后账簿要加装封面、封底和扉页,填齐各项内容并在单位名称上加盖公章。3.计算机生成的总账、明细账、辅助账等应单独组卷并加装封面和扉页,封面应标明单位全称、账簿名称、会计年度、册数等,扉页应列明科目索引及账簿使用登记表,加盖公章并按规定粘贴印花税。4.账簿内账页的排列顺序是:银行、现金日记账按自然形成日期;总账、明细账按会计科目。5.除有特殊规定外,各种账簿不得跨年度使用。6.会计账簿应编写页号。(三)财务报告(决算)的整理1.财务报告按本单位、所属单位和月、季、年度分别整理,有关财务报告说明与分析应与报表一并组卷装订。2.本单位月、季度财务报告较薄的,可以分别合并组卷装订。下属不同单位上报的财务报告,也可合并组卷装订成册。3.合并组卷的财务报告应在案卷标题中注明月、季及合并组卷的单位名称,单位名称可用规范的简称。4.凡归档的财务报告(决算)及文字说明,均应存原始件,不得使用圆珠笔及蓝色双面复写纸、压感纸或复印件。5.审计报告:是指会计师事务所对法人单位年度财务报告审计意见所产生的报告书,应单独组卷,归报表类统计。6.各类会计报表,应编写页号。(四)编写页号。除凭证按照凭证号排列无需编写页号以外,其他各类会计资料均应编写页号。会计人员需在会计资料装订后依次在每页非装订线一侧上角编页号,空白页不编页号。每件应单独编一个流水页号,编页号可用号码机打印,也可用碳素或蓝黑墨水编写。如原会计资料已印刷页号,则无需重复编写页号。每件会计资料应在第一页页号下方标记总页数。(五)加盖会计档案归档卷位戳。每卷归档的会计核算专业资料和相关材料,均要在案卷封面或扉页右下侧加盖“会计档案归档卷位戳”
具体填法是:1.“年度”是指该卷形成的年度,用阿拉伯数字填写。2.“保管期限”是指该卷内容针对的保管期限。3.“类别”按凭证、年度报表、季度报表、工资支付单、现金日记账、银行日记账、总账、明细账、辅助账和会计档案保管、移交、销毁清册及审计报告等填写,可填写规范简称。4.“会计处理号”为会计凭证号。单位小、凭证少,几个月、半年或一年形成一本凭证的,会计处理号也可填写会计凭证形成的月份。5.“全宗号”为上级档案管理部门为单位所确定的全宗名称代号。6.“卷号”为案卷排列的流水号。7.“归档卷位戳”加盖的位置。在案卷封面或扉页的右下侧,使用红色印油,内容用碳素墨水填写。(六)编制备考表。会计档案整理装盒时,应附“备考表”(附件6)。备考表中“本案卷共××页”是指报表、账簿及档案保管清册、销毁清册、审计报告和工资单等的页数,会计凭证只填写会计凭证号,不填写页数。“说明”一是指会计核算材料质量不符合要求的;二是指会计核算材料的缺页、残损、字迹不清及其他原因;三是有以下情况的由档案部门填写,如在查阅过程中抽换页或涂改等情况,要说明责任者及其处理结果。(七)财务管理部门形成的会计资料装订后,其尺寸不能大于封面,封面不能大于档案盒。(八)会计档案一律用盒装。以盒为保管单位,一盒为一卷,根据案卷的厚度分别装入厚度为20、30、40、50毫米的档案盒内。为保护档案,案卷装入盒内应留有适当的余量。(九)会计档案盒的制作与填写。1.“卷盒封面”的单位名称必须用规范的单位名称全称(附件7)。2.会计档案盒制作尺寸为310毫米×220毫米(附件8)。3.卷盒印刷字体的具体要求是:卷盒封面“会计档案”四个字用30×30毫米黑体字,“单位名称”用15×10毫米宋体字,卷盒脊背用三号黑体字,卷盒封面及脊背均用红色印刷。4.会计档案盒卷脊各项内容填法与归档卷位戳相同,“单位”栏内,除盖印单位规范简称外,还应标注会计核算单位名称。5.卷盒脊背“类别”一栏填写时,可使用规范简称。如:年度财务报告——年报季度财务报告——季报工资支付 ……
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