国企领导在办公室系统工作会议上的讲话

国企领导在办公室系统工作会议上的讲话
同志们：
今天，我们把公司各级办公室的同志召集在一起，开一个专题会议。主题很明确，就是研究如何打造“学习型、服务型、创新型”办公室。办公室是企业的“中枢”和“窗口”，位置特殊、作用关键。办公室工作干得好不好，直接影响到公司运转的效率，影响到经营决策的落实，影响到企业形象的展示。
我在多个场合讲过，我们基建企业是靠项目吃饭的，经营是龙头，项目是根基。但是，没有办公室的高效运转，经营龙头就转不动，项目根基也稳不住。办公室的同志常年伏案、默默无闻，干的很多都是“幕后”工作。借这个机会，我代表公司_委，向在座各位以及全体办公室系统的同志们，道一声辛苦，说一声感谢！
今天，我就围绕“打造学习型、服务型、创新型办公室”这个主题，结合我们公司的实际，讲几点意见，也是和大家交交心。
一、为什么要在办公室系统强调“学习型、服务型、创新型”？
大家可能会问，办公室工作就是办文、办会、办事，搞那么复杂干什么？我理解，“三型”办公室的提法，不是新词，但对咱们基建企业来说，有着很强的现实针对性。
第一，不学习，就吃不了“经营饭”。现在基建行业变化太快了。国家政策在变，比如“十五五”规划、城市更新、新能源政策，办公室如果不懂，起草的文件就可能“跑偏”。市场模式在变，EPC、F+EPC、

……（文鼎文库www.wentop.com此处省略842字。不往下看了，点击下载全文）……　

，轮流讲，讲完讨论。坚持下来，大家政策水平肯定提高。
第二，学业务，当“内行”。基建企业的办公室，不能不懂业务。要主动学习经营投标流程、项目管理常识、安全生产规定、财务基础知识。不求精通，但要懂。比如，经营人员来谈项目，你不能连EPC和施工总承包的区别都说不清；项目上来报告进度，你不能连关键节点都听不懂。可以安排办公室人员到经营部、项目部跟班学习一周，实地感受一下。去年我们有个办公室的小伙子，去项目部待了一个月，回来写材料明显接地气了。
第三，学先进，当“标杆”。要眼睛向外，学习兄弟单位、行业先进的好经验。比如，人家的公文流转速度为什么那么快？他们的会议组织为什么那么高效？他们的档案管理为什么那么规范？可以组织走出去交流，也可以请进来传授。学回来之后，要结合实际消化吸收，不能照搬照抄。
第四，学方法，当“能手”。办公室工作有很多技巧。比如，如何快速整理会议纪要？如何高效归档文件？如何协调扯皮的事情？这些都有方法。老同志要传帮带，新同志要虚心学。可以编一本《办公室工作实务手册》，把常见问题、操作流程、注意事项写清楚，新人来了照着做。
第五，建立学习机制。光喊口号没用，要建制度。一是固定学习时间，比如每周五下午一小时。二是建立学习积分制，参加学习、分享心得、提出建议都加分，年底与绩效挂钩。三是鼓励考证，比如文秘证、档案证、法律职业资格等，考过了给奖励。四是开展技能比武，比如打字比赛、公文写作比赛、办公软件应用比赛。
三、如何建设服务型办公室：把服务做到心坎上，让满意成为常态
服务是办公室的天职。服务好不好，大家说了算。我们要从“被动服务”转向“主动服务”，从“粗放服务”转向“精细服务”，从“一般服务”转向“优质服务”。
第一，服务领导要“精心”。领导交办的事，要“马上就办、办就办好”。领导还没想到的，要主动想到。比如，领导要出差，你提前把行程、资料、住宿、车辆都安排好；领导要开会，你提前把议题、材料、参会人员、设备都准备好。要善于领会领导意图，写材料、拟文件要符合领导风格。但服务领导不是搞“个人崇拜”，要坚持原则，对领导的不合理要求也要敢于提醒。
第二，服务部门要“热心”。各部门都是兄弟单位。办公室不能有“门难进、脸难看、事难办”的衙门作风。对其他部门来盖章、发文、请示，要热情接待、快速办理。确实不能办的，要耐心解释。要主动了解各部门的困难，比如经营部投标急需盖章，哪怕是下班时间也要赶来；项目部急需调阅档案，要想办法远程提供。要建立部门联络员制度，定期听取意见，改进服务。
第三，服务基层要“贴心”。基层一线最辛苦。办公室要把服务送到项目上、送到经营点上。比如，优化报销流程，让基层人员少跑腿；建立远程盖章、远程会签系统；定期到项目部开展公文写作、档案管理培训；帮助项目部解决办公用品、网络通信等实际困难。逢年过节，给驻外人员家属寄慰问信、慰问品，这也是办公室的活。要把基层的呼声作为第一信号，基层反映的问题，要建立台账、限期解决、及时反馈。
第四，服务客户要“细心”。办公室也是对外窗口。客户来公司考察、洽谈，办公室的接待水平直接关系到企业形象。要规范接待流程，从接机、住宿、用餐、会谈、参观，每个环节都要细致周到。要制作精美的宣传画册、企业介绍PPT，让客户留下好印象。要建立客户信息库，记录客户喜好、习惯，下次接待更有针对性。
第五，建立服务评价机制。服务好不好，不能自我感觉良好。要定期开展服务满意度测评，让被服务对象打分。测评结果要公开，与绩效挂钩。对满意度低的，要分析原因、限期整改。要设立“服务明星”奖，每季度评选一次，大张旗鼓表彰。
四、如何建设创新型办公室：打破惯性思维，让效率倍增
创新不是高不可攀，办公室工作处处可以创新。一个流程优化、一个小工具开发、一个方法改进，都是创新。
第一，创新工作流程。梳理现有流程，砍掉不必要的环节。比如，公文流转能不能从纸质改为线上？审批能不能从逐级签字改为会签？督查督办能不能用系统自动提醒？印章管理能不能用电子印章？档案管理能不能数字化？要敢于对流程“动刀子”，能简则简，能并则并。
第二，创新技术手段。积极引进新技术。比如，用OCR技术识别扫描文件，用语音转文字技术整理会议记录，用大数据分析经营信息。不要觉得这些高大上，现在很多软件已经免费或低成本。办公室要有人专门研究新技术、新工具，带头应用。
第三，创新工作方法。比如，开会可以开短会、开视频会，能不开的会坚决不开。写材料可以建立素材库、模板库，提高效率。接待可以实行“清单化”管理，避免遗漏。督查可以实行“红黄绿”灯预警。要鼓励大家提合理化建议，哪怕是一个小小的改进，也值得肯 ……

预览结束，全文4259字，当前显示2587字，还剩1672字

本文8元