2023年办公室系统业务培训班讲稿：谈谈文字材料起草工作

2023年办公室系统业务培训班讲稿：谈谈文字材料起草工作
之前也在一些场合给写文字材料的人讲过，怎么起草好材料。这次给大家讲，侧重点不一样。我感觉在座的分管领导可能是指导的多些、亲自动笔的少些，办公室主任也许是一半写、一半不写，有时候写、有时候不写。希望通过今天的授课，提高大家对材料的评价标准，看材料的眼光更高些，达到两个效果：一是严格指导把关各类材料，做到“工作有亮点、材料有体现”；二是培养引导本单位出更多的材料写作人才，提高以文辅政的能力水平，助力万宁高质量发展。主要讲五个方面的内容。
一、要高度重视文字材料工作
（一）要解决思想不重视的问题。总的感觉，当前一些部门认识上有误区，对文字材料的重视不够，认为把业务工作干好就行了。
我们为什么要重视文字材料：一方面，文字材料是部门与部门之间公事往来必不可少的媒介。如果在文字材料中，要开展什么工作都说不清楚，影响了沟通效率，就会导致工作大打折扣。另一方面，文字材料也是本级部门向上级部门、上级领导汇报工作的重要手段。工作干得再出色，如果不能很好地概括和提炼亮点，写成了流水账，让上级部门、上级领导看得云里雾里，就会非常可惜。所以，我们要把文字材料工作等同于业务工作的重要性来看，就像人要有两条腿一样，才能正常行走。
（二）要解决写作队伍不强的问题。有的单位领导说，我也知道文字材料很重要，但是找不到人来写。人怎么来？靠发现和培养。
怎么发现能写的人？首先，文字材料工作不看学历专业、不分男女老少，只要用心，方法得当，都能写出合格的文字材料。其次，哪些人会更容易进入状态？跟篮球队选拔球员要身高190厘米以上，而体操运动员一般160厘米左右，有些干部具备的一些特质，会更适

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要用数据说话，全面又要突出重点。写不足要表述到位。三是下一步要精炼简要，有干货，不能都是虚的。
（二）专项部署类文稿。这类文稿用得还比较多。
一般结构是：第一部分，开展这项工作的重大意义（可融合成绩和不足来写）。第二部分，具体目标和工作任务（要抓好的几项重点工作）。第三部分，加强组织领导，明确责任分工，强化队伍建设，抓好督导落实等要求。也就是常说的“三段论”。比如我们年初召开的2023年政法、农业农村、组织、宣传、统战工作会议，就是这类。
注意事项：一是如果就一项工作来部署，分管领导和主要领导要怎么说，会不会说得重复？分管领导做的部署可以比较全面，主要领导则聚焦几个重点领域，讲问题讲事例，这样就不会大幅重复。二是部署会要看是不是有阶段性推进，只开一次的部署会和经常开的推进会，写法不一样。比如像年初的部署会、主题教育部署会之类的开一次，就可以说得大些。但是如果每个季度都有推进会，就要说得细了。要把各个阶段_、省和市不同的要求，推进过程中发现的问题和解决措施写进来，不能一个稿子用了一年四季。
（三）工作汇报类文稿。即下级向上级汇报，比如你们向上级部门或者向上级检查组汇报工作，都是这种类型。
基本结构是：第一部分，汇报开展工作成效，要尽量突出本地本部门有特色、有亮点的做法。第二部分，谈存在问题和不足，虽然是讲问题，但也要让上级看到我们对这些问题是采取了措施、作出努力的。第三部分，讲下一步工作打算，要精练务实，不虚头巴脑。第四部分，可视情况提建议或请求帮助事项，适当写几条不宜过多，想要上级帮助的具体事项，不要泛泛而谈。
注意事项：一是汇报跟总结有相似之处，但不是完全一样。总结重在全面，汇报要突出亮点和特色，不然平淡无奇。二是汇报要根据上级要求来写，要看是偏重于听成绩、问题还是下一步打算。对各种上级检查来说，一般是听问题为主，这就要求写问题要研究透了。比如，像巡视、环保督察等，要求问题篇幅高达60%以上，问题就要写到位了。对上级领导来说，如果倾向于听下一步工作思路为主，成绩就要简要地讲，不要过度渲染，下一步工作思路要清晰可行。
（四）表态发言类文稿。这也是用得比较多的类型，比如上级刚部署一项重要工作，需要听下级打算怎么做；或者你们有项工作推进不大好，排名落后了，要做表态发言；还有各种检查组进驻检查工作，有时见面会上需要你们要做简短表态。
基本结构是：首先是对这项工作表示拥护或者同意，接着可展开三个部分。第一部分，可谈从思想上认识到这项工作的重要性；第二部分，谈打算采取的一些比较务实的工作措施；第三部分，谈从加强组织领导、压实工作责任方面，确保这项工作落实到位。
注意事项：表态不是光听你的调门高，第一部分谈完思想认识后，第二部分怎么做要有实实在在的举措，特别是工作落后的表态，如果第二部分说得虚头巴脑，容易会让上级觉得你敷衍了事，或者认为你拿不出好的办法来扭转落后的局面。
（五）典礼致辞类文稿。这类是比较简短的文稿，一般为项目动工典礼、庆贺仪式，以及上级在你们这里召开会议或搞活动等，需要你们领导致辞。
这类简短讲话稿可不设小标题，但是框架上也要有先后顺序，一般为：第一要对会议召开或仪式、活动举行表示祝贺，对大家到来表示欢迎，对各界长期关心你们工作和发展表示感谢。第二要指出这项工作或者活动完成的意义，介绍基本情况以及涉及这项会议或活动主题相关工作开展情况。第三是你们将以这次会议召开、仪式或活动举办为契机，下一步打算怎么干，欢迎大家对你们工作提意见建议。最后是期望会议、仪式或活动取得圆满成功。
注意事项：这类文稿一两页纸即可，虽然简短，但要写得漂亮。从之前有关部门报送代拟稿情况来看，这类文稿往往写得不够理想，感觉写得比较虚，用语也不够精炼。建议写的时候，可以从网上多看看几篇，借鉴一些好的表述，再结合实际情况，做到虚实结合。
（六）调研指导类文稿。这类文稿是上级讲给下级听的，比如你们到下级去开会，就是这种类型。这类也是比较简短文稿。
基本结构是：第一为开场白，表明这次调研指导目的或者听取汇报的来意。第二要对下级工作表示肯定，这部分通常比较简短，我们给领导准备稿子时候可以提供一些参考性的东西，因为领导还要根据下级在会上讲的内容进行概括，免得脱离实际。第三是对下级下一步开展工作提出几点要求，这是重点部分要展开写，有针对性地提一些具体工作要求，不可太笼统。
注意事项：这类文稿大家用得不多，会用到的是有下级系统的部门，比如教育局、卫健委等。起草这类文稿，要摸清下级单位的情况，有必要的时候要下去走走，而不能光看他们报上来的材料。上级部门去下级调研，有例行的，但多半是为了解决问题，所以要找准下级单位的问题，在材料中替领导出谋划策，提出一些可行的工作措施或建议。
（七）主持小结类文稿。主持词或者小结类讲话，应用的也比较多，也是简短文稿，通常2页纸以内。
这类文稿通常结构是：作为主持词的话，首先开头要讲这个会议召开或者活动举办的意义，“为了什么什么”，介绍参加的领导干部，讲下有几项议程，逐项议程进行。议程完毕，然后要小结，简明扼要地概括这次会议或者活动主要内容、取得的成果。最后要对贯彻落实会议或者活动精神提几点要求，可先提如何抓好精神的传达学习，以什么样的形式传达给哪些人；如果还要扩展，可以结合这次会议精神部署需重点抓好的几项具体工作。
注意事项：这类文稿用得比较多，各种会议有讲话的，就会有主持的。主要特点就是要短，一般主持的是二把手，一把手做完重要讲话后，二把手简要地做下总结，并提出几条抓好会议精神的要求，一般来说两三分钟内即可。我看过有些主要领导讲话和主持人的总结讲话，主持人的总结讲话就是一页纸以内，甚至连一、二、三都不说，就是一段话。
四、几类常用公文格式
__办公厅于2012年4月16日发布了《党政机关公文处理工作条例》，并于2012年7月1日起正式施行。《党政机关公文处理工作条例》统一了公文种类,共15种公文:决议、决定 ……

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