集团有限公司文书档案管理办法

集团有限公司文书档案管理办法
第一章总则
第一条为规范中铁一局集团有限公司（以下简称集团公司）文书档案管理工作，统一集团公司文书档案工作标准，有效地保护和利用文书档案，根据《企业档案工作规范》（DAT42-2009）、《中国中铁股份有限公司档案工作规定》（中铁股份办发﹝2016﹞96号）、《中国中铁股份有限公司文书档案管理办法》（中铁股份办发﹝2018﹞109号）制定本办法。
第二条本办法适用于集团公司本部及所属各单位。
第三条本办法所指的文书档案是指集团公司在管理活动过程中形成的具有保存价值的文件材料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子文件材料。
第四条文书档案必须坚持集中统一管理的原则，各单位应加强文书档案管理工作，建立健全档案管理机构，建立文件材料归档制度，明确文件材料的归档范围、时间、要求，保证归档文件材料的齐全、完整、准确。
第五条文件材料的收集归档工作应纳入各单位工作计划，纳入部门的职责范围和有关人员的岗位职责。
第二章文件材料的收集、整理和归档
第六条企业各部门应设立专（兼）职档案管理人员，负责将本部门所形成的文件材料根据《中铁一局集团有限公司归档文件整理规则》进行收集整理，并按要求向档案部门归档。具体工作包括：
（一）按照归档范围，将需归档的文件材料收集齐全、完整。
（二）对归档文件材料进行价值鉴定，确定保管期限。
（三）按照文件材料之间的联

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清册一式两份，并同时移交相应的目录，交接双方按移交清册及目录清点，核对无误后双方签字盖章，各自保留一份，以备查考。相关部门主管档案工作的负责人应在移交清册上签字，明确责任。
（二）档案管理部门必须按期接收归档文件材料，不得推诿、拒绝。
（三）纸质文书档案质量、移交手续必须符合《中铁一局集团有限公司归档文件整理规则》以及本办法中的有关要求，如达不到要求，相关部门应在档案管理部门的指导下重新整理，合格后再向档案管理部门移交。
（四）电子文书档案移交时应当将电子档案及其元数据、机读目录、相关软件、其他说明存在同一载体上一并移交,文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子文书档案应当与其读取平台一并移交。档案管理部门接收电子文书档案时,应当对电子文书档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。
第十二条归档时间：
（一）管理性文件材料一般在办理完毕后的第二年一季度前归档。
（二）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
（三）照片、声像和实物等档案对应产生的文件材料应在活动结束后及时归档。
（四）员工外出参加各类公务活动形成的应归档文件材料应在活动结束后及时归档。
（五）各指挥部、项目部工作终止、机构撤销之后三个月内，应将机构存在期间形成的有参考利用价值的文件材料整理立卷移交本单位档案部门保管。
第三章文书档案的保管、统计和利用
第十三条归档文件按照全宗整理，一个单位在工作活动中形成的全部档案是一个全宗，同一个全宗的档案不得拆散，不同全宗的档案不得混在一起。划分档案全宗的原则：
（一）行政上可以独立行使职权，能够以自己的名义单独对外行文的单位；
（二）财务上是一个独立的会计单位，可以单独编制预、决算或财务计划的单位；
（三）设有专门的人事机构或管理人事的干部机构，有一定的任免权的单位。
第十四条一个全宗的全部档案，应根据档案的来源、产生时间、内容和形式，分门别类，区分不同的保管期限，进行科学分类，系统排列。
第十五条文书档案的保管：
（一）各单位应建立必要的制度，增添必要的设备，采用科学方法，做好档案的保管工作，保护档案的安全，延长档案的寿命。永久保存的档案，如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制，并在备考表上注明。
（二）档案库房的设立必须符合《企业档案工作规范》的要求，必须设在安全地点，结构坚固，室内保持适当的温度和相对的湿度（温度一般为14～24℃，相对湿度为45～60％），有防火、防盗、防光、防尘、防温、防有害气体、防潮、防有害生物、防磁等“九防”设施和措施。档案库房应有专人负责管理，实行定期检查和清点制度，并做好日常记录。
（三）档案工作人员调动时，必须在离职前将所管理的档案数量和状况交待清楚，并办理交接手续。
第十六条文书档案的统计：档案统计工作是档案管理的一项基础工作，各单位档案部门必须建立登记和统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用、鉴定、销毁及编研开发等情况进行登记和统计。
第十七条文书档案的利用：
（一）各单位应当建立档案利用制度，并按照相关制度履行档案利用审批程序。
（二）查阅或复制文书档案的人员，不得在档案上作任何记录、符号和标记，不准涂画、拆封、抽换或涂改档案。
（三）各单位保存的文书档案一般只限在档案调阅室或办公室查阅，因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。借用单位应当妥善保管和利用借入的文书档案,确保档案的安全完整,并在规定时间内归还,不能按时归还的需及时办理续借手续。
（四）档案工作人员应主动开展档案利用工作，编制检索工具，提高查找效率；设立档案查借阅登记清册，及时登记查阅或复制人的姓名、工作单位、电话、日期、查阅内容、用途、归还日期等，并认真做好利用档案反馈记录，积累档案利用实例。
第四章文书档案的鉴定和销毁
第十八条各单位应当定期对已到保管期限的文书档案进行鉴定，鉴定工作应当由档案管理部门牵头,组织档案形成部门人员、审计、纪检等部门人员组成鉴定小组共同进行，并形成文书档案鉴定意见书。鉴定工作要坚持保存从宽、销毁从严，孤本从严、复本从宽的原则。
第十九条经鉴定,仍需继续保存的文书档案,应重新立卷，确定保管期限，在备考表中注明有关问题；编造目录，插入相应的年度保存。
第二十条对保管期满，经鉴定确无保存价值，可以销毁的文书档案,应当按照以下程序销毁：
（一）单位档案管理部门编制档案销毁清册（见附件1）、档案销毁目录（见附件2）,列明拟销毁档案的名称、形成单位、起止年度、档号、页数、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
（二）单位负责人、档案管理部门负责人、档案形成部门负责人、档案管理部门经办人、档案形成部门经办人在档案销毁清册上签署意见。
（三）单位档案管理部门负责组织文书档案销毁工作,并与档案形成部门共同派员监销。监销人在档案销毁前,应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；在档案销毁后,应当在档案 ……

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