机关公文格式调研报告

机关公文格式调研报告
公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。标准、规范的公文格式，不仅有利于公文的撰拟和制作，也有利于公文的处理和管理，对于归档和查阅利用也具有积极作用。2012年4月16日，__办公厅、_办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号），对行政机关的公文格式做出了严格的规定和要求，对规范公文格式，提高公文质量起到了很大的作用。但仍有一些公文没有严格按照要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，严重影响了公文的严肃性、公正性，影响了公文的质量和效能，因此，必须引起高度重视。
一、公文格式中常出现的不规范现象
（一）发文字号标准不规范。发文字号的一个重要作用就是分类存档、方便查阅。它具有特别的区分意义，一旦设置就具有了在一定范围内的唯一性和独有性。《条例》规定，“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。”在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。联合行文时，出现几个发文字号。有的单位发文字号的年份圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”。对于字号和

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章距正文太远或盖压正文。四是把拟文日期作为成文日期。五是把修改日期或送签日期作为成文日期。六是联合行文以主办机关签发日期作为成文日期。
（六）印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用，便常出现不规范现象；一是不加盖印章。按规定，行政公文除会议纪要外，必须加盖印章，而有的正式公文就不盖印。二是印章盖得不符合要求，有的歪斜，有的盖在正文上。三是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。四是在单一机关制发的公文落款处署制发机关名称，并把印章盖在公文制发机关名称的位置上。
（七)附件标注不规范。主要表现在：一是附件和正文间隔或大或小，附件顶格标识。二是把被批转、转发、印发和的内容，作为附件处理。三是附件说明与附件的标题不一致，有的附件的序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号。五是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。
（八）附注标注不规范。附注主要用以注释和说明公文中在其他区域不便说明的各种事项。大多数单位对这个格式内容不了解，因而用起来常常放在正文后。按照要求应在成立日期下一行空2个字加括号标此项。
（九）抄送机关标识域不规范。抄送机关标识域用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。但有些机关公文已主送上级机关，又同时抄送该部门的领导。在抄送标识域内常出现“抄报”，顶格标识“抄送”，回行时与“抄送”对齐，最后一个名称后不加句号等不规范问题。
（十）公文中的表格不规范。有些公文把表格的页码混同于文字页的页码放置，表格的单双页码表头排放随意。按规定，横排的表格单页码应置于表的左下角，双页码应置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。但实际工作中常常混淆。
（十一）版记不规范。常出现不规范的做法是：一是没有版记。有的部门公文其他格式相当规范，但就是没有版记。二是版记位置不对。三是在批转、转发、印发内容或附件之前，将一篇公文分成了两部分。四是不画版记内的三条黑色反线。五是印发机关、印发日期等项目都顶格打印，有的左空或大或少，印发日期或混同于成文日期，或用汉语数字标识。
（十二）发文机关标识不规范。《条例》规定，发文机关标识“由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。“但有些机关发文机关标识不统一、不规范。一是上行文没留指示域，或批示域不符合规定。二是平行文、下行文用上行文的版头。三是未使用“红头”的正式发文形式，用白纸制发公文。如此种种，严重削弱了公文的权威性和严肃性。
二、影响公文格式规范的原因
（一）受传统观念影响。虽然新《条例》已出台多年，但一些单位的公文格式仍沿袭多年的做法。如，新《条例》规定：“向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”也就是把“抄报”与“抄送”统一改为“抄送”。但在日常公文处理过程中发现，取消“抄报”，统一用“抄送”并不是容易的事。一些机关单位以示对领导机关的尊重，按习惯至今仍在延用“抄报”。
（二）思想认识不到位。一些公文办理人员对公文格式重要性的认识不够。公文处理人员在办理公文过程中责任心不强。对新《条例》不熟悉，对公文格式规范化的意义和作用宣传力度不够。有些单位领导对公文的重要性认识不够或不了解公文处理规范和要求。有些部门领导不重视公文格式，甚至直接干涉，按领导意图办理公文。
（三）公文审核把关不严。公文处理程序不规范，未建立健全公文处理规章制度和规范化管理程序，特别是审核把关制度不够完善，致使公文制作不规范，在一个单位未形成统一的公文格式。实践中，有的公文制作者草拟公文时_发挥，不守规则；审核人原则性不细。不负责任；领导签发时，或碍于情面，或忙于事务，常常忽视对公文格式的审核把关和督查，这就不可避免地导致公文中出现不规范的问题。
（四）公文人员素质有待提高。一些公文处理人员未经过系统的培训和学习，不懂公文格式，对公文处理方面的规章制度不太了解。对公文印制规则不很熟悉。因而需要全面提高公文处理人员的整体素质。
三、规范公文格式的对策
（一）加强领导，提高思想认识。规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处 ……

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